Fast jede Webseite benötigt heute eine, fast jeder von uns hat sie zumindest schon einmal überflogen – die Datenschutzerklärung. Aber auch beim Einstellen neuer Mitarbeiter oder beim Abschließen neuer Kundenverträge hat der Betroffene ein Recht auf Information über die Art und Weise der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten.
Der Verantwortliche hat nach Vorgabe der DSGVO die betroffene Person bei Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zum Zeitpunkt der Erhebung ausführlich darüber zu informieren. Diese Information wird auch Datenschutzhinweis, Datenschutzerklärung oder Datenschutzinformation genannt. Die gesetzliche Grundlage können Sie Artt. 13,14 DSGVO entnehmen.
Die erste Assoziation, die Sie wahrscheinlich mit der Datenschutzerklärung haben, ist die Webseite. Im Allgemeinen muss jeder Verantwortliche den Betroffenen über jede Art der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten informieren. Mit der Datenschutzerklärung kann der Verantwortliche unter anderem dem Grundsatz der Transparenz nachkommen. Verarbeitet ein Webseitenbetreiber personenbezogene Daten seiner Besucher, so sollte er eine leicht zugängliche Datenschutzerklärung auf seiner Webseite einbinden. Heutzutage verarbeiten nahezu alle Webseitenbetreiber personenbezogene Daten, sodass eine Datenschutzerklärung auf jeder Webseite unumgänglich ist. Diesen Aspekt sollten Sie auch unbedingt als erstes auf Ihrer Webseite angehen.
Als typische personenbezogene Daten zählen IP-Adresse, Standortdaten sowie die E-Mail-Adresse. Der genaue Inhalt einer Datenschutzerklärung richtet sich danach, wie Sie als Webseitenbetreiber mit den personenbezogenen Daten der Besucher umgehen und welche Tools Sie eingebunden haben. Haben Sie beispielsweise Google Analytics auf ihrer Webseite eingebunden, so müssen Sie über die Verarbeitung der Daten durch Google Analytics informieren.
Die Datenschutzerklärung klärt den Besucher über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten und die daraus resultierenden Rechte auf. Daher sollte diese Datenschutzerklärung in einfacher und verständlicher Sprache verfasst sein.
Wir helfen Ihnen eine rechtssichere Datenschutzerklärung zu erstellen und Ihre Unternehmensprozesse DSGVO-konform anzupassen.
Die Anbieterkennzeichnung gibt Aufschluss darüber, wer die Verarbeitung der personenbezogenen Daten vornimmt, also grundlegende Informationen zum Webseiten-Betreiber.
Bevor Ihre Webseite online geht, sollten Sie unbedingt die Angaben im Impressum und der Datenschutzerklärung auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfen. Andernfalls droht Ihnen eine Ordnungswidrigkeit bzw. ein Bußgeld.
Beim Erstellen von Datenschutz-Nachweisen, wie beispielsweise Impressum oder Datenschutzinformation, gibt es viele verschiedene Vorgaben zu beachten. Vor allem im rechtlichen Kontext ist es riskant beim Erstellen dieser Nachweise Fehler zu verursachen oder Lücken zu lassen. Diese können bei Problemen oder Vorkommnissen teure Folgen haben. Um diesen Situationen aus dem Weg zu gehen, ist es empfehlenswert Expert:innen zu Rate zu ziehen. Diese können beim Erstellen der Datenschutz-Nachweise helfen oder dies auch komplett übernehmen. So sind Sie immer auf der sicheren Seite.
Zum Erstellen der verschiedenen Datenschutz-Nachweise sind jeweils unterschiedliche Aspekte des Unternehmens und rechtliche Vorstellungen relevant. Es ist entscheidend die Prozesse innerhalb des Unternehmens genau zu kennen, um zu ermitteln, welche Nachweise erstellt werden sollten und wie der Inhalt ausfallen muss. Beim Erstellen dieser Datenschutz-Nachweise gibt es einige allgemeine Formulierungen, aber auch einzelen Abschnitte die auf unternehmensspezifische Gegebenheiten beruhen.